اصول و مبانی برگزاری همایش
طرح برنامه
در مدیریت هر پروژه ای برنامه ریزی و سپس مرحله تجهیز جزء گام های اولیه و حیاتی به حساب می آید و اگر همایش ها و سایر برنامه های مرتبط را به مثابه ی پروژهایی تشبیه کنیم، آنگاه برنامه ریزی و تدوین طرح کلی، پیش نیازی اساسی برای پیشبرد صحیح و قابل کنترل برنامه می باشد.
به عبارت بهتر طرح کلی همچون نقشه ی راهی است که از آن طریق تمامی کلیات و جزئیات مسیر حرکت را ترسیم می نماییم و محدوده ی حرکت را مشخص و انحراف از آن را مورد اصلاح قرار می دهیم.
در حقیقت طرح کلی برنامه به عبارت امروزی همچون پروپوزال با پیش طرحی است که می بایست حاوی تمامی عناصر یک برنامه زنده باشد تا بدین وسیله تمامی افراد ذی نفع از جمله فعالان و مسئولین همایش، حامیان برنامه، ارگانهای صادر کننده مجوز و مخاطبان و علاقمندان را توجیه و ترغیب به همکاری نمود. البته قابل به ذکر است که لازم نیست تمام بخش های یک پروپوزال را به تمامی ذینفعان ارائه نمود، که از مهم ترین آنها بخش هزینه ها و حامیان می باشد.
اما اصلی ترین بخش های یک طرح کلی عبارتند از:
- مقدمه و طرح مساله و تعریف جامعی از برنامه
- اهداف برگزاری برنامه
- ضرورت برگزاری برنامه
- جدول تمامی برنامه های پیش بینی شده به همراه زمان بندی اجراء (اعم از برنامه های اصلی و جانبی)
- لیست حامیان و همراهان برنامه، دسته بندی آنها و نوع خدمات و ارزش گذاری هر یک
- لیست و چارت مسئولین مختلف علمی برنامه و روسای کمیته ها، لیست و شرح فعالیت های آماده سازی قبل از برنامه و تقسیم کارها (عمدتا این بخش فقط برای مسئولین برنامه کپی می شود)
- لیست و شرح فعالیت های حین و بعد از برنامه و تقسیم کارها
(عمدتا این بخش نیز فقط برای مسئولین برنامه کپی می شود) - برنامه های تبلیغاتی و پوشش های رسانه ای
- کنداکتور با برنامه های مرتبط به سن اصلی به خصوص افتتاحیه و اختتامیه
- شرح کتاب مرتبط به همایش یا کنفرانس و هزینه های درج مطلب در کتاب
- معرفی دبیرخانه و شرح ماموریتها و چگونگی ارسال آثار و ثبت نام و غیره …
- مهمترین مزایای حاصل از اجرای برنامه
- چارت علمی و اجرایی برنامه از جمله رئیس کنفرانس، دبیران علمی و اجرایی، مدیر بخش های مختلف و اعضاء کمیته های تخصصی
چند توصیه :
- به هر مقدار که در برنامه شما افراد و مسئولین علمی و اجرایی سطح بالاتر، آن هم به طور تخصصی و مناسب جایابی شوند، ارزش و اعتبار برنامه شما افزایش خواهد یافت.
- اما سعی نمایید حتما قبل از برنامه ریزی های اصلی و آغاز فعالیت با آن افراد هماهنگی و موافقت آنها را جلب نمایید، چرا که عدم حضور این افراد در برنامه فقط از اعتبار شما می کاهد.
- طرح پیشنهادی خود را خیلی طولانی و قطور ارائه ننمایید. (بخصوص برای همکاران بیرونی) و سعی کنید هر آنچه که فقط برای جلب نظر مسئولین تصمیم گیر ضروری است در طرح بگنجانید.
- اگر تمامی صفحات طرح شما هم رنگی نبود ایرادی ندارد، اما پرینت رنگی روی جلد به ارزش کار شما می افزاید.
- درج رزومهای مختصر اما جامع از فعالیت های مرتبط پیشین گروه یا سازمان برگزار کننده ی اصلی در پایان طرح موجب ارتباط سریعتر و مطمئن تر تصمیم گیران با شما خواهد شد.
- بهتر است طرح پیشنهادی توسط توانمندترین واحد فکری – اجرایی سازمان که اشراف کاملی به امر نوشتن پروپوزال دارد تهیه شود و سپس جهت شور و مشورت برای تمامی واحدهای ذیربط در برنامه کپی
و ارسال شود تا به دقت مورد بازنگری قرار گیرد. - به همان اندازه که نگارش
طرح پیشنهادی اهمیت دارد، به همان نسبت نیز برای ارائه و تشریح شفاهی طرح نزد ذی نفعان می بایست از آداب و تشریفات خاص و توانمندترین رای زنهای گروه یا سازمان بهره برد.
